Mail merge atau surat
berantai adalah sebuah fasilitas dari Microsoft Office Word yang digunakan
untuk membuat surat dengan nama dan alamat yang berbeda. Contohnya ketika kita
ingin membuat surat undangan dengan banyak nama penerima. Kalo cara biasa kan, masing-masing
nama kita ketik satu per satu. Nggak masalah sih kalo yang mau dicetak cuma
1-10 nama tapi kalo ada ratusan bahkan ribuan nama masak kita mau ngetik
satu-satu???
Nah dengan mail
merge, kita cukup mengetik daftar nama di Ms.excel, kemudian kita atur pada
ketikan undangan di Ms.word untuk secara otomatis me-load nama-nama &
alamat-alamat tersebut. Sekarang kan jamannya otomatis :D
Bismillah
kita mulai aja yuk…
PERTAMA, MEMBUAT DATABASE DI MS.EXCEL YANG MENAMPUNG DATA
NAMA, ALAMAT, DLL
1. Buka
Ms. Excel
2. Buwat
daftar nama dan alamatnya (sesuai kebutuhan)
Gunakan baris pertama pada setiap
kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Baru kemudian baris
kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama dan alamatnya
3. Rename
nama sheet di bagian bawah
Kenapa harus di
rename? karena nama ini akan dijadikan acuan pada saat menyeting mail merge di
Ms.word sehingga memudahkan kita pada saat menyeting mail merge.
Klik
kanan pada Sheet1 → rename
4. Rename
dengan nama apa saja, misalnya Alamat
Setelah selesai
menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada Ms.excel supaya nama baru
tersebut tersimpan.
5. Simpan
data tersebut. Tekan Ctrl + S atau lewat menu – save.
6. Simpan
dengan nama apa saja, misalnya Data Alamat
Jangan
lupa tekan tombol save ya :D
7. Oke,
sekarang kita sudah punya file excel yang berisi data nama dan alamat untuk
mail merge nanti
LANGKAH
SELANJUTNYA, KITA BUWAT DESAIN SURAT DAN MENGATUR MAIL MERGE DI MS.WORD
1. Buka
Ms Word
2. Buwat
desain suratnya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi seperti nama dan alamat
kita kosongkan dulu. Kan mau diisi secara otomatis :D
Seperti
contoh dibawah ini :
3.
Selanjutnya
kita atur mail mergenya.
Klik menu Mailings – Step by Step Mail
Merge Wizard
4. Akan
keluar panel tambahan di bagian kanan Ms.word kita. Seperti dibawah ini:
klik pilihan Letter, kemudian klik Next
Starting Document
5.
Pilih
Use The Current Document, kemudian
klik Next Select Recipients
6. Klik Browse lalu pilih dokumen
excel yang berisi daftar nama dan alamat yang telah dibuat.
7. Nah,
setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang
sudah
kita rename tadi,, seperti di sini: Alamat$, klik OK
8. Kemudian akan muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan
semua nama yang akan dipakai dalam keadaan ter-centang. Setelah itu klik OK
9. Setelah
itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi.
Kalau belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan
ulangi lagi ya :D
Klik
Next Write Your Letter
10. Tempatkan
Kursor dibelakang kata Yth
11. Klik More Items di panel sebelah
kanan (ingat, kursor harus tetap berada di belakang Yth ). Selanjutnya
akan keluar jendela kecil Insert
Merge Field, seperti gambar dibawah ini :
Pilih
Fields nama, klik Insert
12. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan
Yth tadi akan ada tulisan <<nama>>. Itu artinya, bagian
tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.Klik More Items di panel sebelah
kanan (ingat, kursor harus tetap berada di belakang
13. Selanjutnya, tempatkan kursor di bawah kata di, kemudian lakukan hal
yang sama, masukkan field alamat ke bagian tersebut. Hasilnya seperti dibawah
ini :
14. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..Next: Preview your letter, untuk melihat preview undangan kita
Tetereeeeeeettt....
Perhatikan, tulisan <<nama>>
dan <<alamat>> sekarang sudah berubah sesuai data yang
telah kita buwat :D
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal
klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah
kanan. Periksa satu-satu, barangkali
ada yang terlewatkan :D
Setelah selesai, klik Next di
panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini :D
Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl
+ S).
Yups, demikianlah Tutorial dari saya
semoga bermanfaat y … :D
0 komentar:
Posting Komentar